Excel管理から卒業しませんか？業務改善事例をご紹介
- 株式会社ままよろ【広報】
- 8月5日
- 読了時間: 5分
「DX（デジタルトランスフォーメーション）」と聞くと、大がかりなシステムの導入や専門的な知識が必要なものをイメージされる方も多いのではないでしょうか。
例えば…
Excelで管理しているデータが増えすぎて探すのが大変
同じ入力作業やコピー＆ペーストを何度も繰り返している
担当者しか分からない業務があり、引き継ぎが難しい
複数のツールを使っていて情報が分散している
こうしたお悩みは、多くの企業でよくあります💡
Ai・よろでは、お客様の業務を丁寧に整理し、「どこに時間がかかっているのか」「どこを改善するともっと働きやすくなるのか」を一緒に考えながら、その会社に合った仕組みづくりを行っています。
今回は、実際にご支援した4つの業務改善事例をご紹介します。
事例① Excel管理から脱却。物件情報を一元管理
こちらは、不動産マイソク管理のDX事例です。
これまでは、物件情報を担当者ごとにExcelで管理し、それぞれのパソコンへ保存していました。また、LINEで情報を送る際には毎回コピー＆ペーストが必要になるなど、多くの手作業が発生していました。
そこで、kintoneを物件情報のハブとして構築。
物件情報をすべてkintoneへ集約し、誰でも確認できる状態を実現しました。
さらに、Googleドライブへマイソクを保存するだけで物件情報を自動登録。画像はドラッグ＆ドロップで保存でき、LINEへの送信もワンクリックで行えるようになりました。
これまで手作業で行っていた業務を自動化することで、大幅な業務効率化につながりました。
事例② 数日かかっていた値決めシート作成を数分に
こちらは、不動産営業の値決めシート自動化事例です。
これまでは、SUUMOやアットホームなど複数のサイトを確認しながら物件情報をExcelへ入力し、条件を確認しながら値決めシートを作成していました。
そのため、担当者によって作業時間や品質に差が生まれ、完成まで数日かかることもありました。
そこで、物件ページを右クリックするだけで必要な情報を取得し、値決めシートを自動作成できる仕組みを構築。
数日かかっていた作業が数分で完了し、誰が担当しても同じ品質で資料を作成できる体制を実現しました。
事例③ 案件・タスク・議事録を一元管理
案件管理、タスク管理、議事録をそれぞれ別のツールで管理していた企業様では、
案件状況が担当者しか分からない
タスクの進捗が見えない
必要な情報が共有されない
といった課題がありました。
そこで、案件発生から議事録の共有までをkintoneで一元化。
部署別のタスク表示や確認待ちタスクの見える化、役職ごとの議事録閲覧制限も実装しました。
その結果、一つのシステムで管理できるようになり、担当者が不在でも誰でも状況を把握できる体制を実現しました。
事例④ 請求・入金管理を一元化
こちらは、請求・入金管理のDX事例です。
案件管理、請求情報、入金情報が別々のシステムで管理されていたため、請求状況を確認するだけでも複数の画面を確認する必要がありました。
また、入金消込も手作業で行われ、自社システムのメンテナンスも担当者しか対応できない状態でした。
そこで、請求業務全体をkintoneへ統合。
請求状況の確認、請求書発行、入金消込までを一元管理できる仕組みを構築しました。
その結果、複数システムを行き来する必要がなくなり、請求業務の工数削減と属人化の解消につながりました。
共通していた課題は「仕組み」にありました
今回ご紹介した4つの事例は業種や業務内容こそ異なりますが、共通していたのは、
Excel管理が複雑になっている
手作業による入力や転記が多い
複数のツールを使い分けている
情報が担当者に依存してしまっている
という課題でした。
現場の業務を整理し、一つひとつ見直していくことで、業務の流れは大きく変わります。
Ai・よろとは？
「困ったときに寄り添い、共に解決する。」
Ai・よろは、株式会社ままよろが提供する、伴走型の業務改善・DX支援サービスです。
実はAi・よろは、お客様のためだけに生まれたサービスではありません。始まりは、ままよろ自身の業務改善でした。
顧客管理システムの構築を進める中で、パソコン操作に不安のあるスタッフでも、誰もが簡単に使える仕組みを目指し、何度も試行錯誤を重ねてきました。
専門用語に悩みながらも、一つひとつ課題を解決し、業務を効率化してきた経験があります。
その経験を通して、「同じように困っている企業のお役に立ちたい」という想いが生まれ、Ai・よろを立ち上げました。
企業様（パートナー様）の業務をしっかりヒアリングし、課題を整理しながら、その会社に合った仕組みを一緒につくることを大切にしています。
導入して終わりではなく、現場で実際に活用され、「やってよかった」と感じていただけるところまで伴走する。
それが、Ai・よろが目指す「寄り添うDX」です。
最後に
今回ご紹介した事例も、それぞれ抱えていた課題は異なりました。
だからこそ私たちは、「このツールが正解です」と決めつけるのではなく、まずはお話を伺い、その会社に合った方法を一緒に考えることを大切にしています。
「こんなことも相談できるかな？」「まずは話だけ聞いてみたい。」
そんなお気持ちでも大歓迎です。気になることがありましたら、公式LINEまたはホームページのお問い合わせフォームよりお気軽にご相談ください。
困ったときに寄り添い、共に解決する。
その想いを大切に、これからも一社一社に寄り添いながら、現場で本当に役立つ仕組みづくりをお手伝いしていきます。
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