バックオフィス業務はどこまでAI化できる？人とAIの役割分担
- 株式会社ままよろ【広報】
- 4 日前
- 読了時間: 7分
「AIを使えば業務をもっと楽にできそうだけど、何から始めればいいのかわからない」
「人手不足で困っているけれど、すべてをAIに任せるのも不安」
「今使っているシステムを、もっと便利に使えないだろうか」
企業の業務効率化を考えるとき、こうした悩みを感じることはありませんか？
最近では、文章作成やデータ整理、議事録の作成など、さまざまな仕事でAIを活用できるようになりました💡
一方で、AIを導入すれば、それだけで仕事が自動的に楽になるわけではありません。
どの業務をAIに任せるのか。どこを人が担当するのか。そして、今の業務の進め方そのものをどう変えるのか。
そこまで考えて初めて、AIによる業務効率化につながります。
特に中小企業では、AI活用の専門知識を持つ人材が社内にいないことも多く、「何から手をつければいいのか」で立ち止まってしまうケースも少なくありません。
この記事では、バックオフィス業務の中でAIが得意な仕事、人が担う仕事、そして企業がAIを活用しながら業務改善を進めるときの考え方について、ご紹介します！
🤖 バックオフィス業務のAI化・自動化でできること
バックオフィスには、毎日のように繰り返している仕事がたくさんあります。
たとえば、
データの整理・入力
議事録の作成
メールや文章の作成
情報収集
資料作成の補助
定型的な問い合わせへの対応
データの集計
書類の内容確認
スケジュールやタスクの整理
こうした仕事の一部は、AIを活用することで、これまで人が時間をかけて行っていた作業を短縮できます💡
たとえば、会議の内容を録音（録画）して、AIで文字起こしや要点を整理すれば、議事録作成にかかる時間を減らせます☝️
大量の情報を整理したり、文章のたたき台を作ったりする作業も、AIが得意とする分野です。
ただし、「AIに任せればすべて解決」というわけではありません。
AIが出した内容が正しいかを確認したり、最終的な判断をしたりするのは、人が行う必要があります。
👥 AIが得意な仕事、人が担う仕事｜業務改善の役割分担
AIを活用するときに大切なのは、仕事をすべてAIに任せることではありません。AIと人、それぞれの得意なことを見極めて分担することです。
AIが得意なこと
大量の情報を整理する
決まったルールに沿って処理する
文章を作成・要約する
データを比較する
情報を検索・整理する
繰り返し行う作業を自動化する
人が担うこと
最終的な判断をする
相手とのコミュニケーションを取る
状況に応じて対応を変える
AIが出した内容を確認する
「そもそも何を改善すべきか」を考える
たとえば、AIに「議事録をまとめて」とお願いするだけで、完成ではありません。内容に間違いがないか、お客様や社内に共有する前に人が確認する必要があります。それでも、1から人が議事録を作成するより、かかる時間はぐっと短くできます。
💡 AI導入で失敗しないために大切なこと
AIを使った業務効率化で、よくあるのが、
「とりあえずChatGPTを使ってみた」「新しいツールを導入してみた」
というところで止まってしまうケースです。
もちろん、まず使ってみることは大切です。ただ、企業の業務を本当に効率化するためには、
「今、どこに時間がかかっているのか」
「どこで人の手が必要になっているのか」
「何を自動化すると効果が大きいのか」
を整理する必要があります！
場合によっては、AIではなく、今使っているシステムの設定を見直すだけで解決できることもあります。
逆に、複数のツールを組み合わせたり、AIとシステムをつないだりすることで、大きく作業時間を減らせるケースもあります🤝
だからこそ、「AIを導入すること」ではなく、「業務をどう変えるか」を考えることが重要です。
とはいえ、こうした業務の棚卸しや優先順位づけを、日々の仕事をこなしながら自社だけで行うのは簡単ではありません。第三者の視点を取り入れながら一緒に整理してくれるパートナーがいれば、よりスムーズに進めやすくなります。
🏢 人手不足の解消にAIはどこまで役立つか
人手不足の解消に悩む企業にとって、AIは心強い選択肢の一つです。
これまで人が行っていた作業の一部を自動化できれば、限られた人数でも仕事を回すことができます💡
しかし、AIにできることには限界があります。
たとえば、
「取引先から急な相談が来た」
「社内で判断が必要な問題が起きた」
「複数の業務を見ながら優先順位を決めたい」
といった場面では、人による対応が必要です。
そのため、AIによる自動化と、人によるサポートを組み合わせるという考え方も重要になります。
「AIで減らせる仕事は減らし、人が担う仕事に人が時間を使う」
この分担ができれば、限られた人員でも、より重要な業務に時間を使うことができます✨
🌱 中小企業のDXを伴走支援する「Ai・よろ」という選択肢
では、「AIを使いたいけれど、どの業務から始めればいいかわからない」という企業は、どうすればいいのでしょうか？
ままよろでは、AIやITを使って業務を効率化したい企業に向けて、「Ai・よろ」というサービスを提供しています🤖
導入して終わりではなく、実際に現場で使えるようになるまで、対話とデモを重ねながら一緒に作り上げていくのが特徴です💡
Ai・よろが大切にしているのは、特定のツールを導入することではありません。
まず企業様の業務や現在の困りごとをしっかり確認し、
「どこに時間がかかっているのか」
「どこなら自動化できるのか」
「今の仕組みをどう変えれば使いやすくなるのか」
を一緒に考えます。
そのうえで、必要に応じてAIやkintone（業務をまとめて管理できるシステム）などのツールを組み合わせ、実際に使える仕組みをつくっていきます。
たとえば、こんなことができます
請求・入金管理の一元化
案件・タスク・議事録の一元管理
Excelで管理していた情報の整理
AIを使ったデータ整理・情報処理
定型業務の自動化
AIと既存システムを組み合わせた業務改善
kintoneを活用した業務管理
社内でAIやITを活用できる人材の育成
「AIを使いたいけれど、どこに使えばいいのかわからない」という段階から相談できます。
▼導入事例を動画でご紹介しています！
🤝 「何をAI化すればいいかわからない」から相談できます
AIによる業務効率化というと、
「AIに詳しい人が社内にいないと無理」「大きなシステムを導入しないといけない」
と思ってしまうかもしれません。
「この作業に時間がかかっている」
「Excelでの管理が大変」
「同じ情報を何度も入力している」
「人手が足りない」
「今使っているシステムをもっと活用したい」
といった、今感じている困りごとを整理するところからでも大丈夫です。
ままよろの「Ai・よろ」では、企業様ごとに業務をヒアリングし、その会社や業務内容に合った方法を一緒に考えています💡
AIを使うことが目的ではなく、『誰にとっても使いやすく、今より仕事が進めやすくなること』を目的に、必要な仕組みをご提案します。業務効率化の第一歩として、まずは気軽にご相談ください。
まとめ
バックオフィス業務には、AIによって効率化できる仕事がたくさんあります。
一方で、すべてをAIに任せるのではなく、
AIが得意な仕事はAIに任せ、人にしかできない仕事に人が時間を使う。
という役割分担を考えることが大切です。
そして、AIを導入する前に「どの業務をどう変えるのか」を整理することも欠かせません。
「AIを使ってみたいけれど、何から始めればいいかわからない」
そんな企業様こそ、まずは今の業務の困りごとを整理するところから始めてみてはいかがでしょうか✨
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