経理担当者の負担を減らすには？外注できる業務とアウトソーシングの活用方法
経理担当者の業務が多く、日々の作業に追われていませんか？
請求書の処理や経費精算、データ入力など、会社の経理業務には多くの時間と手間がかかります。担当者が限られている企業では、日常業務が負担になったり、担当者が休んだときに業務が滞ったりすることもあります。
こうした課題を解決する方法のひとつが、経理業務のアウトソーシング（外注）です。
「経理は社内で対応するもの」と考えている企業もあるかもしれませんが、業務の内容や管理体制によっては、社外に依頼できる業務もあります。
この記事では、経理担当者の負担を減らす方法や、外注できる業務、アウトソーシングを活用するメリット、依頼する際の注意点について解説します。
📌 経理担当者の負担が大きくなる原因とは？
経理業務は、日々の取引や会社のお金に関わるため、継続的な対応が必要です。担当者の負担が大きくなる背景には、次のような原因があります。
1. 日常的な事務作業に時間がかかる
請求書の処理や経費精算、データ入力など、経理には細かな作業が数多くあります。
一つひとつは小さな作業でも、件数が増えると大きな負担になります。確認や修正に時間がかかり、本来取り組みたい業務に手が回らなくなることもあります。
2. 担当者に業務が集中している
経理業務を特定の担当者だけが把握していると、休暇や退職などによって業務が滞る可能性があります。
また、担当者が日々の処理に追われている場合、業務の見直しや効率化に取り組む時間も確保しにくくなります。
3. 採用だけでは解決しにくい
経理担当者の負担を減らすために、新たな人材の採用を検討する企業もあるでしょう。
しかし、採用には募集や選考、入社後の引き継ぎなどが必要です。人材を採用するだけでなく、現在の業務を見直し、社外に任せられる業務がないか検討することも大切です。
🔍 経理業務は外注できる？依頼できる業務の例
経理業務のうち、外注を検討できる業務には、次のようなものがあります。
請求書に関する業務： 請求書の作成補助、発行に関する事務処理など
経費精算に関する業務： 経費データの入力、申請内容の確認補助など
データ入力： 取引情報や経費情報などの入力・整理
支払いに関する事務： 支払い予定のデータ整理、振込に必要な情報の取りまとめなど
書類の整理・管理： 領収書や請求書などの書類整理、データ管理など
実際に依頼できる業務は、委託先の対応範囲や契約内容によって異なります。また、税務判断や専門資格が必要な業務などは、対応できる範囲を事前に確認することが重要です。
まずは、社内で行っている経理業務を洗い出し、どの作業に時間がかかっているのか、どこまで外部に任せられるのかを整理してみましょう。
✨ 経理業務をアウトソーシングするメリット
1. 社内の業務負担を軽減できる
定型的な入力作業や書類整理などを外部に任せることで、社内担当者が対応する業務を減らせる可能性があります。
担当者が確認や判断などの他の業務に集中しやすくなり、社内の業務分担を見直すことにもつながります。
2. 採用以外の方法で人手不足に対応できる
業務の一部を外注することで、社内の人員を増やさずに業務負担を調整できる場合があります。採用にかかる時間や労力も踏まえ、自社に合った方法を検討することが大切です。
3. 業務の進め方を見直すきっかけになる
外注を検討する際には、業務の手順や担当範囲、必要な資料などを整理する必要があります。
その過程で、重複している作業や、見直せる業務が見つかることもあります。外注するかどうかにかかわらず、業務を整理すること自体が効率化につながる可能性があります。
💰 経理業務を外注する費用は？
経理業務の外注費用は、依頼する業務の内容や量、作業頻度、必要な対応範囲などによって異なります。
例えば、データ入力などの一部業務を依頼する場合と、複数の経理業務を継続的に依頼する場合では、必要な費用も変わります。
費用を比較するときは、金額だけでなく、次の点も確認しましょう。
どの業務が委託範囲に含まれるか
月額料金や追加料金の条件
社内で対応する必要がある作業
連絡や確認にかかる時間
情報管理やセキュリティの体制
外注費用だけを見るのではなく、社内で対応し続ける場合の人件費や担当者の負担も含めて比較すると、自社に合った方法を判断しやすくなります。
⚠️ 経理業務を外注するときの注意点
外注を検討する際には、費用や対応範囲だけでなく、社内の管理体制も確認しておきましょう。
依頼する業務の範囲を明確にする
どの業務を外部に任せ、どの業務を社内で対応するのかを事前に決めておくことが大切です。
社内での確認や承認が必要な業務についても、担当者や手順を明確にしておきましょう。
情報管理・セキュリティを確認する
経理業務では、取引先や会社の財務に関する情報を取り扱います。
委託先の情報管理体制やアクセス権限、情報の受け渡し方法などを確認し、適切に管理できる体制を整える必要があります。
自社の業務に合う委託先を選ぶ
依頼できる業務や対応方法は、委託先によって異なります。
自社が抱えている課題を整理したうえで、必要な業務を任せられるか、社内の運用に合っているかを確認しましょう。
🏢 経理だけでなく、バックオフィス全体の見直しも
経理担当者の負担を減らすためには、経理業務だけでなく、総務や一般事務など、バックオフィス全体の業務を見直すことも有効です。
例えば、書類管理やデータ入力、社内の事務手続きなど、複数の業務に時間がかかっている場合は、それぞれを個別に見直すだけでなく、まとめて整理することで効率化できる可能性があります。
🌱 課題の整理から一緒に考える
一般的な外注サービスでは、依頼する業務をあらかじめ整理し、必要な作業を選んで依頼する形もあります。
ままよろでは、何を外注すればよいのか決まっていない段階から、企業の課題を伺い、一緒に考えていくことを大切にしています。
例えば、経理業務の負担を減らしたいというご相談でも、経理だけを切り離して考えるのではなく、社内で抱えている業務全体を確認しながら、外部に任せる業務と、自社で対応する業務を整理していきます。
また、ご相談いただいた内容から、経理以外にも負担になっている業務や、見直せる業務が見つかれば、必要に応じて改善の選択肢をご提案します。
「何を外注できるのかわからない」「経理以外にも事務作業の負担が大きい」といった場合も、まずは現状の課題を整理することから始められます。
株式会社ままよろでは、企業のバックオフィス業務を支援する「オンライン総務部」を提供しています。
採用するだけではなく、業務の進め方や役割分担を見直すことも、人手不足への対応策のひとつです。自社に合った方法を一緒に考えたい企業様は、ぜひままよろのサービスをご覧ください。
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