AIを仕事で使う前に知っておきたい3つの注意点｜情報漏えい・著作権・誤情報
ChatGPTやGeminiをはじめとした生成AIは、少しずつ私たちの仕事にも身近なものになってきました🤖
メールや文章の作成、情報整理、資料作成、議事録の作成、画像生成など、さまざまな業務でAIを活用できるようになっています。
うまく使えば、これまで時間をかけていた作業を短縮したり、新しいアイデアを形にしたりすることもできます。
一方で、AIを仕事で利用するときには、いくつか気をつけたいポイントがあります💡
「便利だから」と何でもAIに任せるのではなく、どこまでAIに任せ、どこを人が確認するのかを考えることも大切です。
今回は、仕事で生成AIを使う際に知っておきたい注意点と、実際の業務での活用方法についてご紹介します！
🎨 AIには、それぞれ得意なことがある
AIと一言でいっても、それぞれ得意なことがあります。
文章を作ることが得意なAI、情報を整理することが得意なAI、画像を生成することが得意なAIなど、目的に合わせて使い分けることができます💡
たとえば、以前はホームページやSNSに使う画像を、素材サイトから探すことが一般的でした。
「イメージに合う写真がなかなか見つからない」
「欲しい構図の素材がない」
そんなときも、現在ではAIに「こんな画像が欲しい」と伝えて、必要な画像を生成するという方法があります。
実際に、ままよろのnote記事でもGeminiを使って画像を生成しています。
人物の雰囲気や髪型、服装、場所、仕事をしている様子などを文章で伝えることで、イメージに合わせた画像を作ることができます。
AIの活用によって、これまでの「必要な素材を探す」という仕事から、「必要な素材をAIに作ってもらう」という方法も選べるようになりました。
素材サイトを探して、イメージに合う画像やイラストを見つけるまでにかかっていた時間も、AIで生成することで、ぎゅっと短縮できる場合があります✨
このように、AIを上手に活用することで、これまで時間がかかっていた作業を効率化できる可能性があります。
ただし、AIは便利だからといって、何でもそのまま使っていいわけではありません。
ここからは、AIを業務で使う際に特に注意したいポイントを見ていきましょう☝️
🔐 ① 情報漏えいに注意する
AIを仕事で使うとき、まず気をつけたいのが情報漏えいです。
たとえば、
顧客の個人情報
パスワードやログイン情報
公開前の売上・経営情報
社内の機密情報
契約書などの重要な情報
などを、確認せずにAIへ入力するのは避ける必要があります。
ここで知っておきたいのが、AIサービスによって、入力した情報の扱いや設定が異なるということです。
サービスによっては、入力した内容をモデルの改善などに利用しない設定ができるものもあります。
そのため、AIを業務で利用する前に、
「入力した情報はどのように扱われるのか？」
「入力した内容がモデルの改善などに利用されない設定はあるのか？」
「会社で利用する場合、どの設定にしておけばいいのか？」
といった点を、利用するAIの規約や設定画面で確認しておくことが大切です。
ただし、「学習に利用されない設定にすれば、どんな情報を入力しても大丈夫」というわけではありません。
社内の機密情報や個人情報などは、会社として入力してよい情報なのかを判断したうえで利用しましょう。
企業でAIを活用する場合は、個人の判断だけに任せるのではなく、
会社として利用してよいAI
AIに入力してよい情報・入力してはいけない情報
入力内容を学習に利用しないための設定
AIが作った内容を誰が確認するのか
など、基本的なルールを決めておくと安心です💡
「AIは危険だから使わない」ということではなく、AIの仕組みや設定を理解したうえで、安全に使うためのルールを整えることが重要です。
🔎 ② AIが出した情報をそのまま使わない
AIを使っていると、とても自然な文章で回答してくれるため、「正しい情報なのだろう」と思ってしまうことがあります。
しかし、AIがいつでも正しい情報を出してくれるとは限りません。
実際には、存在しない情報や間違った内容を、もっともらしく回答することがあります。
特に、
数字
日付
法律や制度
企業情報
商品・サービスの情報
人物の経歴
引用や参考情報
などは、そのまま使用せず、確認することが大切です。
たとえば、AIに記事を書いてもらった場合も、
AIに文章を作ってもらう → 人が内容を確認する → 必要に応じて修正する
という流れにすることで、より安心して業務に活用できます。
AIに任せることと、人が確認することを分ける。
これがAIを業務利用するときの大切なポイントです。
©️ ③ AIが作った文章や画像を使うときは、利用条件を確認する
AIで文章や画像を作れるようになったからといって、「AIが作ったものなら何でも自由に使える」とは限りません。
AIサービスによって利用規約や利用条件が異なるため、商用利用が可能なのか、禁止されている使い方はないかなどを確認しましょう。
また、生成された画像や文章の中に、
実在する人物
キャラクター
ロゴ
特定の作品に似た表現
などが含まれていないかも確認することが大切です。
AIで画像や文章を生成すること自体が問題なのではありません。
大切なのは、
生成する → 内容を確認する → 必要に応じて修正する → 利用する
という一手間を入れることです。
AIを便利に活用しながら、著作権だけでなく、利用規約やサービスごとの利用条件についても確認する習慣をつけておきましょう💡
📚 ままよろでも、AIを学びながら業務に活用しています
ここまでAIを業務で使う際の注意点をご紹介しましたが、AIは「注意点を知って終わり」ではありません。
実際に触れてみて、どんなことができるのかを知ることも大切です。
ままよろでも、スタッフがAIを業務に活かせるよう、一般社団法人ママヨロアカデミー主催のAI講座などを開催し、AIについて学ぶ機会をつくっています🌷（満足度約８０%の講座でした✨）
学んだことをそのままにするのではなく、実際の業務の中で試しながら、
文章作成や情報整理
資料作成
画像生成
業務の自動化
AIを活用した仕組みづくり
など、それぞれの仕事に合わせて活用しています。
AIは、詳しい人だけが使うものではありません。
まずは実際に使ってみて、
「この作業はAIに任せられそう」
「ここは人が確認したほうがいい」
と考えながら使うことで、自分の業務に合った活用方法が見えてきます。
💡 AI業務効率化は「AIを導入すること」が目的ではない
AIを使えば、すべての仕事が自動化できるわけではありません。
大切なのは、AIを導入することそのものではなく、
「今、どの業務に時間がかかっているのか」
「どこならAIを活用できるのか」
「AIを使うことで、仕事をどう変えたいのか」
を考えることです。
たとえば、毎日同じような文章を作っているのであれば、AIを使って下書きを作る。
情報をまとめる作業に時間がかかっているのであれば、AIに整理を任せる。
画像を探すことに時間がかかっているのであれば、AIで必要な素材を生成する。
このように、具体的な業務とAIの得意なことを組み合わせることで、AI業務効率化につながっていきます。
🔄 「AIに任せる」と「人が確認する」を分ける
AIが得意な部分はAIに任せ、人が判断したほうがよい部分は人が確認する。この役割分担を考えることが重要です。
たとえば、
AI
→ 情報を整理する
→ 文章のたたき台を作る
→ アイデアを出す
→ 画像を生成する
人
→ 内容が正しいか確認する
→ 最終的な判断をする
→ 相手や会社に合わせて調整する
→ 著作権や利用条件などを確認する
というように分けることができます。
AIを「人の代わり」と考えるのではなく、仕事を進めるための道具としてどう活用するかを考えてみましょう。
🛠️ AIを使うだけでなく、業務そのものを見直す
AIを導入しても、そもそもの業務の流れが複雑なままだと、思ったような効果が出ないこともあります。
「この作業をAIに任せよう」と考えるだけでなく、
「そもそも、この作業は必要なのか？」
「別の方法に変えられないか？」
「情報を一か所にまとめられないか？」
と、業務そのものを見直すことも大切です。
AI、kintoneなどの業務システム、各種ツールや自動化の仕組みを組み合わせることで、単純な作業を減らしたり、情報を整理しやすくしたりすることもできます。
💻 ままよろの「Ai・よろ」では、AI・ITを活用した業務改善をサポート
ままよろ自身も、AIを学び、実際の業務で活用する中で、「AIを使うこと」だけではなく、「業務そのものをどう変えるか」が大切だと考えています。
ままよろでは、こうしたAIやITの活用を企業の業務改善につなげるため、「Ai・よろ」を展開しています。
Ai・よろは、「あなたの『やりたい』を、『できた！』に変える伴走型DX化サポート」を掲げ、企業ごとの課題に合わせてAI・IT活用をサポートしています。
「AIを導入したいけれど、何から始めればいいかわからない」
「AIを使って業務を効率化したい」
「社内でAIをどう活用すればいいかわからない」
「AIだけではなく、業務全体の仕組みを見直したい」
そんな企業に向けて、課題の整理から、仕組みづくり、導入後の活用まで伴走します。
Ai・よろでは、実際の業務や課題を確認し、その会社に合ったツールや仕組みを考えていきます。
AIは「導入して終わり」ではなく、仕事を変えるために使う
生成AIは、これからさらに仕事の中で身近な存在になっていくでしょう。
だからこそ、
AIを導入することだけを目的にするのではなく、
AIを使って「仕事の進め方をどう変えるか」を考えること。
そして、安全に使うためのルールを整えながら、実際の業務で試していくことが大切です。
ままよろ自身も、AI講座などを通して学び、実際の業務でAIを活用しています。
「AIを使ってみたいけれど、どこから始めればいいかわからない」
そんなときは、まず自社の業務の中にある「時間がかかっている作業」「繰り返している作業」を一つ見つけるところから始めてみてはいかがでしょうか。
AIを活用することで、これまでの仕事の進め方を変えられるかもしれません。
ままよろの「Ai・よろ」では、企業ごとの業務や課題に合わせて、AI・ITを活用した業務改善をサポートしています。
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