事務員不足を解消するには？採用以外の3つの方法を紹介
「事務員が足りなくて、社長や営業担当者が請求書や伝票づくりまでしている」
「新しく事務員を採用したいけれど、なかなか人が見つからない」
「今いる人にこれ以上仕事をお願いするのも難しい」
このような事務員不足の悩みを抱えている会社は少なくありません。
経理や書類作成、データ入力、メールの返信など、ひとつひとつは小さな仕事でも、積み重なると大きな負担になります。
本来なら営業や経営に集中したい人が事務作業に時間を取られたり、特定の人に仕事が集中したりすると、会社全体の仕事が回りにくくなってしまいます。
では、事務員をすぐに採用できない場合、どうすればいいのでしょうか？
実は、事務員不足を解消する方法は「新しい人を採用する」だけではありません。
この記事では、採用以外にできる3つの方法をご紹介します。
💡「事務員が足りない」だけが原因ではないかもしれません
まずは、今の仕事の状況を一度整理してみましょう。
例えば、こんな状態になっていませんか？
社長や営業担当者が事務作業をしている
営業担当者が書類作成やデータ入力に時間を取られている
経理の仕事が特定の人に集中している
担当者が休むと、仕事が止まってしまう
「誰がやる仕事なのか」が決まっていない
本来やりたい仕事が、事務作業の後回しになっている
このような状態なら、単純に「事務員が足りない」だけではないかもしれません。
もしかすると、
「今ある仕事を整理できていない」
ことが、人手不足をさらに大きくしている可能性があります。
例えば、昔から続けている仕事の中には、
「本当に必要な作業なのか？」
「もっと簡単にできないか？」
「この仕事は社内でやる必要があるのか？」
を見直すことで、負担を減らせるものもあります。
だからこそ、事務員を採用する前に、今の仕事を一度整理してみることが大切です。
💻事務員不足を解消する3つの方法
「人が足りないから、新しい人を採用しよう」
そう考えるのは自然なことです。
しかし、採用活動をしても、すぐに希望する人が見つかるとは限りません。
また、無事に採用できたとしても、仕事を覚えて一人でできるようになるまでには、ある程度の時間がかかります。
新しく入った人に仕事を教えるために、今いる社員が時間を取られることもあります。
だからこそ、人手不足を解消するには、「人を採用する」以外の方法も考えることも大切です。
今回は、次の3つの方法をご紹介します。
今の仕事を見直して、減らす
AIやシステムを使って、仕事を効率化する
外部に仕事をお願いする
① 今の仕事を見直して、減らす
まず考えたいのが、「そもそも、この仕事は必要なのか？」ということです。
例えば、
同じ内容を何度も入力している
紙で管理している
複数のExcelを見比べている
同じようなメールを毎回作っている
誰も使っていない資料を作っている
複数の人が同じ内容を確認している
このような作業はありませんか？
一つひとつを見ると、それほど大きな仕事には見えないかもしれません。
しかし、毎日・毎週・毎月繰り返していると、かなりの時間を使っていることがあります。
「昔からこのやり方だから」と続けている仕事こそ、一度見直してみましょう。
「これは本当に必要？」「これはやらなくても困らない？」と考えて、「これはやる」「これはやらない」と決めることも、業務改善のひとつです。
② AIやシステムを使って、仕事を効率化する
最近では、AIを使った業務効率化も、人手不足への対策のひとつです。
例えば、
会議の内容をまとめる
メールや文章の下書きを作る
データを整理する
情報をまとめる
定型的な作業を自動化する
など、AIや便利なシステムを使うことで、人が行う作業を減らせる場合があります。
ただし、「AIを導入すればすべて解決する」というわけではありません。
AIに任せられる仕事もあれば、人が確認したほうがいい仕事もあります。
大切なのは、AIを使うことそのものではなく、
「どの仕事ならAIやシステムを使って効率化できるか？」
を考えることです。
会社の業務を整理したうえでAIやシステムを取り入れることで、事務作業の負担を減らせる可能性があります。
③ 外部に仕事をお願いする
3つ目は、会社の外に仕事をお願いする方法です。
いわゆる「外注」や「業務委託」と呼ばれる方法です。
例えば、
請求書や見積書の作成
データ入力
経費のチェック
スケジュール調整
メールやチャットの対応
経理や総務の事務作業
などを外部にお願いできます。
「一人採用するほどではないけれど、社内でやるには負担が大きい」
そんな仕事を外に出すことで、社長や営業担当者などが本来の仕事に集中しやすくなります。
ただし、ここでも大切なのは、「何でも外注すればいい」というわけではないということです。
🗒️外注する前に「何をお願いするか」を整理する
外注を考えるときに、いきなり
「経理を外注しよう」
「事務作業を全部お願いしよう」
と決める必要はありません。
まずは、
「今、社内の誰が、どんな仕事に時間を使っているのか？」
を整理してみましょう。
そのうえで、
社内で続けたほうがいい仕事
やり方を変えたほうがいい仕事
AIやシステムを使える仕事
外部にお願いしたほうがいい仕事
に分けて考えると、自社に合った方法が見つけやすくなります。
また、外注先を選ぶときは、料金や対応できる仕事だけでなく、「担当者が変わっても仕事を続けられるか」も確認しておきたいポイントです。
一人の担当者だけが仕事のやり方を知っている状態では、その人が休んだり辞めたりしたときに、また仕事が止まってしまうからです。
🙌 ままよろは「何をお願いするか」から一緒に考えます
ままよろでは
、まず会社の今の仕事や困っていることをお聞きして、
外部にお願いしたほうがいい仕事
社内で続けたほうがいい仕事
AIやシステムを使ったほうがいい仕事
やり方そのものを変えたほうがいい仕事
を一緒に整理します。
そのうえで、その会社に合った方法をご提案しています。
「事務員が足りないから、とりあえず外注する」のではなく、
「どうすれば、この会社の仕事が無理なく回るようになるか？」
を一緒に考えることを大切にしています。
また、一人の担当者だけに仕事を任せるのではなく、チームで情報を共有しながら業務を進めています。
そのため、担当者が変わった場合でも、それまでの仕事の内容や進め方を引き継ぎやすく、仕事が止まりにくい仕組みをつくることができます。
さらに、将来的に社内で新しい社員が入った場合には、ままよろが行っていた仕事の進め方をまとめてお渡しすることもできます。
一つの業務を整理したら、それで終わりではありません。
まずは目の前の業務を整え、そこで生まれた時間や見えてきた課題をもとに、次の業務を見直していく。
このように、会社の状況に合わせて、少しずつ業務を改善し、仕事が回りやすい状態をつくっていくこともできます。
仕事を代わりにやるだけではなく、仕事を整理して、仕組みとして残していく。
それが、ままよろの考えるサポートです。
💬 お客様の声
実際にままよろをご利用いただいた会社さんから、こんな声をいただいています。
ままよろサロンでサービスの内容を聞いて、『まさにうちに必要なやつだ』と感じたのがきっかけでした。人を紹介してもらうだけじゃなく、仕事の整理ややり方づくりまで一緒に考えてもらえるところにも魅力を感じて、お願いすることに決めました。週に1回のミーティングでお話ししたことをもとに、マニュアルや仕事の流れを作っていただいて、ぼんやりしていたアイデアが少しずつ形になっていきました。自分たちだけでは進められなかった仕組みづくりができて、今は安心して仕事を進められています。理想を形にしてくれる、頼れるパートナーだと感じています。
株式会社FUN FUN FUN様 / お客様の声アンケートより
このように、ままよろでは「作業を代わりにお願いする」だけではなく、仕事の整理や仕組みづくりまで一緒に進めています。
✅ まとめ｜事務員不足は「採用」だけが解決方法ではありません
事務員が足りないと、
「新しい人を採用しなければ」
と考えてしまいがちです。
もちろん採用も大切な選択肢のひとつです。
しかし、採用以外にもできることがあります。
今ある仕事を見直して、減らす
AIやシステムを使って、業務を効率化する
外部に仕事をお願いする
大切なのは、会社によって必要な方法が違うということです。
だからこそ、いきなり「採用する」「外注する」と決めるのではなく、
「うちの会社は、どの仕事に時間がかかっているんだろう？」
と考えるところから始めてみませんか？
「事務の仕事が多すぎて、本来の仕事に手が回らない」
「事務員を採用したいけれど、なかなか人が見つからない」
「外注したいけれど、何をお願いすればいいかわからない」
そんなときは、まず今の仕事を整理するところから。
ままよろと一緒に、自社に合った仕事の進め方を考えてみませんか？
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