その仕事、社内でやる必要ある？中小企業が「誰かに任せる」を考えるべき業務とは
「やらなければいけない仕事は多いのに、人手が足りない」
「社員が事務作業に追われて、本来やるべき仕事に時間を使えていない」
「事務作業を誰かに任せたいけれど、新しく人を採用するほどなのか分からない」
中小企業では、こうした状況が起こることがあります。
特に、経理や総務、資料作成、データ入力、情報収集などのバックオフィス業務は、会社を運営するために欠かせない一方で、担当者が他の業務と兼任していることも多くあります。
その結果、
「本当は営業に時間を使いたいのに、事務作業が終わらない」
「社長が請求書の作成やデータ整理までしている」
「採用するほどではないけれど、誰かに任せたい仕事がある」
といった状況になることもあります。
では、こうした仕事を誰かに任せたいとき、どうすればいいのでしょうか。
まず思い浮かぶのは、新しく人を採用することかもしれません。
もちろん、社内に新しい人材を迎えることも一つの方法です。
ただ、
「一人分の仕事量ではないけれど、事務作業を誰かに任せたい」
「採用して教育するほどではないけれど、今の社員が抱えている業務を減らしたい」
「担当者が変わるたびに、採用や教育、引き継ぎをするのは負担が大きい」
という場合は、採用以外の選択肢もあります。
それは、外注（アウトソーシング）です。
なぜ新しい人を採用するのではなく、外注という方法があるのでしょうか？
新しく人を採用する場合は、採用活動から入社後の教育まで、企業側で対応する必要があります。一方、外注であれば、必要な業務を外部に任せることができます。
さらに、どのような体制で業務を任せるのかによっても、企業側の負担は変わります。
ままよろでは、担当スタッフ一人だけに業務を任せるのではなく、チームで業務を行う体制をとっています。
そのため、担当スタッフが変わった場合も、ままよろのチーム内で業務の引き継ぎや教育を行います。企業側が新しいスタッフへ業務を一から教え直すのではなく、ままよろ側で業務内容を引き継いだうえで、次の担当スタッフが業務を行える体制を整えています。
このように、仕事を誰に任せるのかだけでなく、どのような体制で任せるのかも、外注を検討するときのポイントになります。
では、具体的にどのような仕事なら外注を検討できるのでしょうか？
中小企業が外注を検討しやすい業務とは？
外注を考えるときに大切なのは、「何でも外部に任せる」ことではありません。
まずは、今社内で行っている仕事を見て、
「この仕事は、本当に社内の人がやる必要があるのか？」
と考えてみることです。
例えば、次のような業務は外注を検討しやすい仕事です。
① 経理・請求などの事務作業
請求書の作成、入金確認、経費の整理など、日々発生する事務作業。
専門的な判断が必要な業務とは分けて、定型的な作業を外注することで、社内の担当者が他の仕事に時間を使いやすくなります。
② 資料作成
営業資料や社内資料、データの整理なども、外注を検討しやすい業務の一つです。
「資料を作る時間がない」という理由で、本来取り組みたい営業活動や顧客対応に時間を使えなくなっている場合は、作成業務を切り出して任せる方法があります。
③ 情報収集・リサーチ
競合調査、市場情報の収集、必要な情報の検索・整理など。
「調べること自体はできるけれど、時間がかかる」という業務も、外注によって社員の時間を確保しやすくなります。
④ 総務・事務業務
日程調整、メール対応、データ入力、各種管理など、日々発生する総務・事務業務。
一つひとつは小さな仕事でも、積み重なると社員の時間を大きく使います。
こうした業務をまとめて外注することで、社内の負担を減らす方法もあります。
外注のメリットは「人を減らすこと」ではない
必要な業務を外部に任せることで、社員や経営者が本来取り組むべき仕事に時間を使いやすくなったり、採用や教育にかかる負担を抑えたりすることができます。
ここでは、外注によって企業側にどのようなメリットがあるのかを見ていきます。
① 社員が本来の仕事に集中できる
事務作業やバックオフィス業務を外注することで、社員が本来取り組むべき仕事に時間を使いやすくなります。
例えば、営業担当者が営業資料の作成やデータ整理に多くの時間を使っている場合、資料作成などの業務を外注することで、顧客との打ち合わせや提案など、営業本来の業務に時間を使いやすくなります。
誰かに任せることで、他の業務に注力できる。
これが、外注の大きなメリットの一つです。
② 採用や教育にかかる負担を減らせる
新しく人を採用する場合、採用活動だけでなく、入社後の教育や業務の引き継ぎも必要になります。
特にバックオフィス業務は、会社ごとのルールや使用しているツールなど、実際の業務を覚えてもらうまでに時間がかかることもあります。
外注であれば、こうした業務を外部の人材やチームに任せることができます。
また、ままよろでは、担当スタッフが変わった場合も、ままよろのチーム内で業務の引き継ぎや教育を行います。そのため、企業側が担当者の交代のたびに、新しいスタッフへ一から業務を教え直す必要がありません。
採用・教育・引き継ぎにかかる社内の負担を減らせることも、外注を検討する理由の一つです。
③ 必要な業務だけを任せられる
「事務担当者を一人採用するほどではないけれど、事務作業は誰かに任せたい」
そんな場合にも、外注という選択肢があります。
一人分の仕事としてまとめて任せるのではなく、必要な業務だけを切り出して依頼できるためです。
例えば、請求業務だけ、資料作成だけ、データ整理だけなど、自社に必要な業務から任せることができます。
④ 繁忙期の業務量にも対応しやすい
業務量は、時期によって変わることがあります。
決算期や繁忙期など、一時的に事務作業が増える場合、そのためだけに新しく人を採用するのは難しいこともあります。
そんなときも、必要な業務を外部に任せることで、社内の業務量を調整しやすくなります。
外注は、単に仕事を社外に出すだけではありません。
「誰がその仕事をするのが適切なのか」を考え、必要な業務を外部に任せることで、社内の仕事の進め方を見直すことにもつながります。
反対に、社内で行ったほうがいい仕事もある
もちろん、すべての業務を外注すればいいというわけではありません。
例えば、経営判断や重要な顧客との関係づくり、会社の方向性に関わる業務など、社内で行うことが重要な仕事もあります。
だからこそ、
「外注できるかどうか」ではなく、「この仕事を誰が行うのが適切か」
という視点で考えることが大切です。
その業務に社内の人が直接関わる必要があるのか。
それとも、業務の進め方を整理して、外部の人に任せられるのか。
一つずつ見直してみることで、外注できる業務が見つかることがあります。
「事務作業を誰かに任せたい」と思ったら？
「外注したほうがよさそうだけれど、何を任せればいいのか分からない」という場合は、まず社内の業務を書き出してみましょう。
STEP1｜今、誰がどんな仕事をしているか整理する
まずは、社員や経営者が日々行っている業務を書き出します。
例えば、
請求書の作成
データ入力
資料作成
日程調整
メール対応
情報収集
各種データの管理
などです。
STEP2｜「社内でしかできない仕事」と「任せられる仕事」を分ける
次に、それぞれの業務について、
「この仕事は、この人が本当に行う必要がある仕事なのか」と考えてみます。
専門的な判断や経営判断が必要な仕事は社内で行い、それ以外の業務は外部に任せられないか検討します。
STEP3｜まず一つの業務から任せてみる
最初からすべての業務を外注する必要はありません。
「毎月時間がかかっている請求業務」
「社員が毎週行っているデータ整理」
「営業担当者が時間を取られている資料作成」
など、負担の大きい業務から一つずつ切り出してみる方法もあります。
実際に外注してみることで、どのような業務なら外部に任せやすいのかも見えてきます。
ままよろの「オンライン総務部」
株式会社ままよろでは、企業のバックオフィス業務をチームで支える「オンライン総務部」を提供しています。
経理・請求事務、資料作成、総務・事務業務、情報収集など、企業ごとに必要な業務を整理し、オンラインで対応しています。
例えば、
総務・事務業務
経理・請求関連の業務
資料作成
データ整理
情報収集・リサーチ
日程調整
メール・チャット対応
タスク管理
など、企業によって異なるバックオフィス業務に対応しています。
「事務担当者を一人採用するほどではないけれど、業務を誰かに任せたい」
「社員が事務作業に時間を取られている」
「バックオフィス業務を外注したい」
といった場合に、必要な業務を整理し、企業ごとに対応しています。
また、一人のスタッフに任せるのではなく、チームで業務を行う体制をとっていることも、ままよろの特徴です。
「仕事を誰かに任せたい」と思ったら、まずは一つの業務から
「人手が足りないから、採用しなければいけない」
そう考える前に、今社内で行っている業務を一度見直してみることも大切です。
その仕事は、本当に社内の人が行う必要があるのか。
一人を採用するほどの仕事量なのか。
外部に任せることはできないのか。
こうした視点で業務を整理すると、外注できる仕事が見つかることがあります。
特に、経理・請求、資料作成、情報収集、総務・事務などのバックオフィス業務は、外注を検討しやすい分野です。
ままよろでは、企業ごとに必要な業務を整理し、オンラインでバックオフィス業務をサポートしています。
「事務作業を誰かに任せたい」
「バックオフィス業務を外注したい」
そんなときは、まず現在の業務の中から、外部に任せられそうな仕事を一つ探してみてはいかがでしょうか？💡
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